Organiseer een succesvol congres!
Om een zakelijk evenement te organiseren moet je vaak meer tijd en geld investeren dan je denkt. Daarnaast is het vaak lastig om goed te starten, daarom geven wij je graag een aantal tips voor de goede organisatie van een succesvol congres!
Begin op tijd met de voorbereidingen
Net is dus al even benoemd dat het organiseren van een congres veel tijd in beslag neemt, daarom moet je al tijdig beginnen met de voorbereidingen. Zeker wanneer je een spreker wil boeken voor je evenement, deze zijn namelijk vaak al ver vooruit volgeboekt. Wanneer je een spreker voor ogen hebt is het goed om een doelstelling op te stellen, je doelgroep te bestellen en een budget vast te stellen. Met het vaststellen van het budget zorg je ervoor dat de kosten niet al te veel uit de klauwen gaan lopen. Naast het tijdig boeken van een spreker is het ook goed om de gasten op tijd uit te nodigen, zo verklein je de kans op verzuim.
Zorg voor betrokkenheid van je doelgroep in de organisatie
Voordat je definitief een gastspreker boekt is het goed om te inventariseren op wat voor manier jouw doelgroep aangesproken wil worden. Welke onderwerpen vinden zij bijvoorbeeld interessant. Dit kun je bijvoorbeeld doen op basis van eerdere congressen, vaak komen daar namelijk positieve en negatieve punten uit naar voren. Deze punten kan je weer meenemen naar het volgende zakelijke evenement.
Maak een goede planning voor goede structuur
Om je congres gestructureerd te laten verlopen is het slim om een duidelijke planning te maken. Hierin kan je aangeven wie, wat, waar en hoe ergens verantwoordelijk voor is. Dit kun je vastleggen in een gedetailleerd draaiboek zodat je daar altijd op terug kunt vallen.
Zorg voor een gevarieerd en interessant programma op voor het publiek
Bij een zakelijk congres wil je graag je publiek boeien, dat doe je door een interessant en gevarieerd programma op te stellen. Deze variatie kun je natuurlijk aanbrengen door verschillende onderwerpen aan bod te laten komen. Toch is dat vaak niet alles wat nodig is voor een interessant en gevarieerd programma. Je publiek vindt het ook fijn om interactie te hebben tijdens het zakelijke evenement. De interactie houdt je publiek op een interactieve manier betrokken.
Kies een geschikte locatie
Zorg ervoor dat de congreslocatie past bij je publiek en voldoet aan de verwachtingen die zij stellen. Voor jezelf is het ook fijn wanneer je een vast aanspreekpunt hebt binnen de locatie. Zodat je deze ten alle tijden (zowel voor, tijdens en na het congres) kunt bereiken. Maak daarnaast ook gelijk goede afspraken over de catering, de ontvangst en andere belangrijke punten.